Polityka prywatności

Wstęp do Polityki prywatności

European Conferences United (ECU) wprowadza globalne wydarzenia na lokalne rynki, przez co aktywnie uczestniczy w globalnym rynku B2B.

Jesteśmy w pełni zaangażowani w ochronę i zachowanie prywatności każdej osoby, którą spotykamy i z którą współpracujemy:

• Naszych klientów;
  
• Naszych klientów wykazujących uzasadniony interes;
  
• Naszych partnerów biznesowych;
  
• Naszych współpracowników;
  
• Nasz zespół.
  

Przechowujemy dane dotyczące osób, z każdej z powyższych grup, traktując je z najwyższą starannością oraz pełną zgodnością zarówno z lokalnymi, jak i międzynarodowymi przepisami w zakresie ich ochrony i wykorzystywania danych, obowiązujące w krajach, na terenie których działamy.

Niniejsza Polityka prywatności szczegółowo objaśnia cel gromadzenia oraz sposób ich wykorzystania przez ECU, w pełnej zgodności z prawem lokalnym i międzynarodowym. Dzięki temu niniejsza Polityka prywatności szczegółowo opisuje, w jaki sposób chronimy (podczas manipulacji i przetwarzania) wszystkie zgromadzone dane osobowe, a także jak są one wykorzystywane przez naszą firmę lub przez naszych partnerów.

Dane osobowe zgromadzone przez ECU mogą obejmować, między innymi, imię, nazwisko, wszelkie rodzaje danych kontaktowych, w tym adresy e-mail, numery telefonów stacjonarnych i komórkowych, [a1] adresy pocztowe, adresy IP, a także inne dane osobowe niezbędne do realizacji wymagań naszych klientów.

Na koniec pragniemy oświadczyć, że podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale odmowa podania tych informacji uniemożliwi realizację usług związanych z wydarzeniami ECU.  

O European Conferences United (ECU) 

Działając w czasach, gdy podejście GLOCAL zastępuje podejście LOCAL, ECU ma na celu wprowadzenie głównych globalnych wydarzeń B2B na rynki lokalne. Aby to osiągnąć, ECU dokładnie bada lokalne rynki identyfikując ich potrzeby, weryfikuje możliwość ich zaspokojenia prowadząc globalne wydarzenia B2B i zachęca międzynarodowych graczy do wejścia na rynki lokalne (krajowe).
 

Wiodący partner globalny może (ale nie musi) kłaść strategiczny nacisk na zidentyfikowany rynek lokalny, i w takich przypadkach ECU występuje jako jego przedstawiciel w danym kraju.  

Dzięki tym dobrze rozpoznawalnym, globalnym wydarzeniom ECU przewiduje rozwój rynków lokalnych poprzez: 

• zapewnienie lokalnym firmom dostępu do międzynarodowej platformy wspierającej współpracę na najwyższej klasy światowym poziomie; 
  
• zaangażowanie międzynarodowych firm w działanie platform GLOCAL, dając im możliwość prowadzenia interesów z lokalnymi firmami, w międzynarodowym środowisku.
  

 Jakie dane osobowe zbieramy?

Działając w różnych krajach, gromadzimy dane osobowe w zależności od charakteru wydarzeń GLOCAL oraz przepisów obowiązujących w danym kraju. W tej sekcji Polityki prywatności wyjaśniamy, jakie dane osobowe możemy gromadzić podczas Twojej wizyty na naszych wydarzeniach, stronie internetowej oraz podczas kontaktu z nami.
 

Termin „dane osobowe”, używany w niniejszej Polityce prywatności, odnosi się do rodzajów informacji, które możemy zbierać z różnych źródeł, takich jak:  

Informacje przekazywane przez naszych klientów  

Podczas rejestracji i przekazania danych osobowych w celu zapewnienia klientowi najlepszej obsługi na naszych wydarzeniach, klienci zobowiązani są do wypełnienia formularzy rejestracyjnych, które obejmują:  

• Dane osobowe i kontaktowe prywatne, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, adres pocztowy i numer telefonu;
  
• Dane kontaktowe służbowe, takie jak stanowisko, rola w zespole, dział w firmie, obszar pracy, zainteresowania zawodowe oraz inne informacje związane z  firmą;
  
• Indywidualne potrzeby, które muszą zostać spełnione podczas wydarzenia (przekazywane w formie komentarzy);
  
• Materiały marketingowe sponsorów przeznaczone do publikacji na stronach internetowych i podczas wydarzeń;
  
• Dane do płatności, w tym numery rachunków bankowych i dane kart kredytowych, niezbędne do dokonania płatności za bilety uczestnictwa;
  
• Informacje zwrotne od klientów przekazywane pod koniec wydarzenia.
  

 Informacje zbierane podczas wizyt na stronach internetowych 
 

Po wejściu na nasze adresy URL lub podczas przeglądania naszych stron internetowych możemy wykorzystywać pliki cookies i/lub inne narzędzia informatyczne w celu określenia demografii, lokalizacji, i zainteresowań użytkownika oraz informacji o jego urządzeniach, przeglądarce i systemie operacyjnym, a dokładniej:

• Informacje o adresie IP i informacje dotyczące korzystania z witryny w celu zwiększenia wygody użytkowania;
  
• Informacje o ścieżce odwiedzin w ramach witryny (tj. wizyty) zbierane za pośrednictwem danych na temat kliknięć adresów URL;
  
• Produkty przeglądane i wyszukiwane;
  
• Dane osobowe, w tym adres e-mail, w przypadku wypełnienia i wysłania formularzy subskrypcyjnych związanych z wydarzeniem;
  
• Czas spędzony na naszej witrynie lub na konkretnym adresie URL.
  

Wszystkie informacje zebrane podczas odwiedzin strony są dostępne wyłącznie dla upoważnionego pracownika lub współpracownika ECU.  

Informacje zebrane przez strony trzecie  

Współpraca i jednoczesna działalność w wielu lokalizacjach, z wieloma organizatorami wydarzeń, może oznaczać, że gromadzimy bezwiednie dane powiązane z:

• Szczególnymi danymi wrażliwymi wymienianymi w ramach zobowiązań umownych zarówno z naszymi partnerami operacyjnymi, jak i klientami wydarzeń;
  
• Informacjami rynkowymi dostarczanymi przez naszych partnerów operacyjnych, umożliwiającymi zrozumienie uzasadnionych interesów;
  
• Sprawami globalnymi podczas prowadzenia wydarzeń międzynarodowych;
  
• Informacje o globalnych wydarzeniach docierające do nas podczas organizacji imprez międzynarodowych; 
  
• Innymi danymi dotyczącymi stron trzecich, dostarczonymi przez naszych klientów jako dane ich holdingów / spółek siostrzanych w celu udziału / rejestracji na nasze wydarzenia.
  

W jaki sposób wykorzystujemy zebrane dane osobowe  

Wszystkie dane osobowe zebrane w trakcie opisanych powyżej procesów są przechowywane i chronione z najwyższą starannością (w celu zapewnienia prywatności) i przetwarzane zgodnie z prawem.  

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem obowiązującym w Europie

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych osobowych, podstawy prawne wykorzystania zgromadzonych danych osobowych obejmują:

• Zawarcie umowy w celu nawiązania współpracy;
  
• Nasz uzasadniony interes, pod warunkiem, że Twoje prawa są nadrzędne wobec tych interesów;
  
• Wyrażenie zgody na wykorzystanie jej danych osobowych przez zainteresowaną stronę; 
  
• Zapytania handlowe/ofertowe i poszukiwanie oferty komercyjnej.
  

Analiza stron internetowych  

Strony internetowe ECU korzystają przede wszystkim z Google Analytics, narzędzia firmy Google Inc., które wykorzystuje pliki cookies do analizy stron internetowych. Informacje zapisane w plikach cookies są przekazywane firmie Google i przez nią przechowywane. Google wykorzystuje te dane do analizy korzystania ze strony internetowej, prezentowania danych właścicielowi i administratorowi strony internetowej, a także do świadczenia innych usług związanych z ruchem na stronie i korzystaniem z Internetu. Google może przekazać te informacje stronom trzecim, jeśli jest to wymagane przez prawo lub jeśli strony trzecie przetwarzają te informacje w imieniu Google. Google nie łączy adresu IP użytkownika z innymi danymi przechowywanymi przez Google. Polityka prywatności firmy Google jest dostępna na stronie: https://policies.google.com/privacy. 

Wszystkie informacje zebrane podczas korzystania z naszych stron internetowych są wykorzystywane w celu ulepszenia doświadczeń użytkownika, w ramach naszych uzasadnionych interesów jako organizacji komercyjnej, czyli m.in.:

• Sugerowanie odpowiednich produktów na podstawie preferencji behawioralnych użytkownika;
  
• Natychmiastowa reakcja na zapytania / opinie pozostawione na naszej stronie w sekcjach związanych z kontaktem.
  

Każdy odwiedzający nasze strony internetowe może zrezygnować z Google Analytics za pomocą narzędzia dostępnego pod adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. 

Subskrypcje e-mail  

Po zapisaniu się na nasze elektroniczne listy subskrypcyjne (w celu otrzymywania e-maili), użytkownik będzie otrzymywał wyłącznie e-maile związane z daną usługą / produktem. W czasie procesu subskrypcji gromadzimy następujące informacje: 

• Dane kontaktowe takie jak adres e-mail, imię, nazwisko, nazwa firmy; 
  
• Różne informacje statystyczne, w tym wskaźnik otwarć, współczynnik klikalności i inne pliki pobierane, które umowżliwią nam oferowanie lepszych usług.
  

Zgoda na subskrypcję e-mailową jest zbierana przez nas za pośrednictwem powiadomień e-mail i formularzy rejestracyjnych. Każdy użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania od nas wiadomości e-mail poprzez naciśnięcie przycisku rezygnacji z subskrypcji. 

ECU korzysta z uznanego na całym świecie systemu do e-mail marketingu (dostawca usług) do prowadzenia kampanii marketingowych za pośrednictwem e-mail (w tym wysyłania biuletynu i ofert promocyjnych), które umożliwiają subskrybentom odnowienie, dodanie lub anulowanie subskrypcji. Dane subskrybenta mogą być przekazywane państwom trzecim z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń i ochrony przez dostawcę usług.  

ECU może przekazać informacje dotyczące dostawcy wyżej wymienionych usług na życzenie przesłane na adres complianceofficer@conferences-united.eu. 

Akceptacja formularzy subskrypcji e-mail daje ECU zgodę użytkownika na przetwarzanie danych zgodnie z uzasadnionym interesem. 

Ochrona danych  

Działając w środowisku globalnym, współpracujemy lub wdrażamy jedynie rozwiązania IT, które są w pełni zgodne z międzynarodowymi przepisami dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych, poprzez następujące działania:

• Nasze dane elektroniczne są bezpieczne dzięki odpowiedniej infrastrukturze IT;
  
• Wszystkie przetwarzane dane są chronione hasłem, co zapewnia, że są wykorzystywane wyłącznie przez osoby uprawnione;
  
• Wdrożone są wszystkie obowiązkowe, zgodne z pawem, certyfikaty zgodności IT;
  
• Wraz z naszymi partnerami IT wyznaczamy wysokie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych.
  

Jak wspomniano wcześniej, współpracujemy z wieloma dostawcami usług IT, jednak nie utrzymujemy ani nie zarządzamy ich bezpieczeństwem IT. Współpracujemy z tymi dostawcami na podstawie umów potwierdzających ich zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa cybernetycznego. 

Pliki cookies

Od czasu do czasu używamy plików cookies, aby poprawić wrażenia klientów naszą komunikację z klientami, w ramach uzasadnionego interesu. Pliki cookies nie zawierają żadnych danych osobowych, ale używanie narzędzi typu AI (tj. sztuczna inteligencja) pozwala na określenie sposobu zachowania klientów.

Użytkownicy stron internetowych mogą usuwać / blokować korzystanie z plików cookies w ustawieniach ich przeglądarek internetowych (zgodnie z dokumentacją danej przeglądarki i jej konkretnej wersji). Może to jednak prowadzić do nieprawidłowego działania stron internetowych (a w skrajnych przypadkach niektóre strony www mogą zupełnie nie działać).

Użytkownicy mogą zrezygnować z plików cookies firmy Google na stronie: www.google.pl/ads/preferences, a z plików cookies stron trzecich: www.networkadvertising.org/choices.

 Współorganizator  

W związku z tym, że celem ECU jest wprowadzanie międzynarodowych wydarzeń na lokalne rynki, w większości przypadków występujemy jako współorganizator wydarzenia. Nasz udział w takim przedsięwzięciu opiera się na szczegółowych umowach, które muszą być ściśle przestrzegane zarówno przez ECU, jak i przez międzynarodowego właściciela marki wydarzenia. 

Przekazywanie danych osobowych naszych klientów może, ale nie musi, być częścią takiej umowy z właścicielem marki i może różnić się w ramach każdego partnerstwa / kraju / wydarzenia. 

ECU przekaże dane osobowe swoich klientów partnerowi zgodnie z uzasadnionym interesem.  

Po uzgodnieniu z naszymi klientami i przekazaniu danych współorganizatorowi wydarzenia, ECU nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystywanie tych danych przez partnera. Aby dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania danych przez naszych partnerów, zachęcamy naszych klientów do zapoznania się z polityką prywatności współorganizatora. 

Sponsorzy i partnerzy wydarzenia  

Każde wydarzenie organizowane przez ECU ma sponsorów, którzy mają cel komercyjny w prowadzeniu interesów z uczestnikami naszych wydarzeń. W ECU zachęcamy do tego poprzez umożliwienie spotkań mających na celu transfer wiedzy oparty o identyfikację zaspokojenie potrzeb. 

ECU oferuje specjalnie dostosowane do tego celu produkty, takie jak sesje speed networkingu, match making, spotkania jeden do jednego i jeden do wielu. 

Każdy z tych produktów jest dostosowany do formatu wydarzenia i / lub potrzeb partnera. 

Ochrona danych i prywatność naszych klientów jest niezwykle ważna, więc wykorzystujemy jedno lub obydwa poniższe podejścia: 

• Uzyskujemy zgodę na udostępnienie określonych danych osobowych naszemu partnerowi;
  
• Wierzymy, że istnieje uzasadniony interes w spotkaniach podczas naszych wydarzeń.
  

Prywatność naszych klientów ma dla nas kluczowe zaczenie i nie decydujemy się w tym zakresie na kompromis w żadnym wypadku. 

Wszystkie strony internetowe dedykowane wydarzeniom ECU mają stronę partnerską, na której partnerzy mogą publikować treści i / lub reklamować swoje produkty. Witryny te mogą również zawierać linki do stron www naszych partnerów. 

ECU nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje decyzji podjętych na podstawie zawartości niniejszej strony internetowej, a także za działania innych osób, instytucji, podmiotów i stron internetowych, do których prowadzą linki publikowane na tych stronach www. 

Jak długo przechowywane są dane osobowe?

Wszelkie dane osobowe są przechowywane przez nas pod warunkiem:
 

• Odbywa się to za zgodą klienta; lub
• Tak długo, jak wg naszej oceny mamy w tym uzasadniony interes; lub
• Dopóki obowiązujące prawo pozwala nam na przechowywanie danych.
  

Pod koniec wyznaczonego okresu przechowywania dane osobowe są niszczone lub bezpiecznie usuwane.  

Klient może zawsze zażądać usunięcia swoich danych w związku z przysługującymi mu prawami lub poczuciem, że jego dane i /lub prywatność są zagrożone.  

W każdej kampanii marketingowej zapewniamy możliwość wypisania się z listy subskrypcyjnej, co umożliwia rezygnację z komunikacji od ECU.  

Klient / subskrybent może również wysłać do nas wiadomość / notatkę przez nasze strony kontaktowe dotyczącą wykorzystania jego danych osobowych, a my w pełni zastosujemy się do otrzymanych zgłoszeń, ponieważ wierzymy w filozofię „Twoje Dane = Twoje Prawo”.  

Czy ECU działa zgodnie ze wszystkimi globalnymi przepisami dot. ochrony danych osobowych?

Będąc międzynarodowym graczem, ECU jest świadoma wszystkich przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących na całym świecie. Jednak zapewnienie zgodności z prawem jest obowiązkowo oparte na przepisach prawa krajowego lub regionalnego, a opcjonalnie / dodatkowo na przepisach dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących współorganizatora. 
 

Na przykład, jeśli firma ECU współpracowałaby z amerykańską firmą, która organizowałaby wydarzenie w Niemczech, to ECU stosowałaby prawo o ochronie danych obowiązujące w Niemczech (UE), ale mogłaby (ale nie musi) również przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych w Stanach Zjednoczonych (USA). W tym przypadko dostosowanie się do prawa obowiązującego w Stanach Zjednoczonych (USA) zależałaby od uzgodnień między ECU a jej partnerem. 

Ponieważ ECU działa głównie w Europie, w pełni przestrzega unijnych przepisów o ochronie danych, zapewniając poszczególnym osobom szereg praw. W ramach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR / RODO) każda osoba posiada (a firma ECU przestrzega tych praw):

• Prawo do potwierdzania, czy posiadamy Twoje dane osobowe, a jeśli je mamy, to również prawo do uzyskania kopii posiadanych przez nas Twoich danych osobowych. Jest to prawo dostępu do danych;
  
• Prawo do sprostowania niedokładnych lub niepoprawnych danych;
  
• Prawo do usunięcia danych. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których konieczne jest dalsze wykorzystywanie danych z powodów zgodnych z prawem;
  
• Prawo do żądania restrykcji/ograniczenia danych osobowych, np. do zaprzestania używania tych danych (co jednak oznacza, że nadal możemy dane przechowywać);
  
• Prawo do uzyskania danych osobowych, które zostały nam przekazane na podstawie wyrażenia zgody lub wykonania umowy, a jeśli jest to technicznie wykonalne, to również prawo do przesłania tych danych w powszechnym formacie elektronicznym do Ciebie lub bezpośrednio do innej firmy;
  
• Prawo do sprzeciwu wobec korzystania z Twoich danych. W szczególności jest to prawo sprzeciwu wobec wykorzystywania przez nas Twoich danych do celów marketingowych oraz w związku z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, w którym mogą wystąpić skutki prawne lub inne podobnie istotne skutki.
  

Oprócz stosowania się do regulacji prawnych RODO, ECU uważa potrzeby poszczególnych osób jako nadrzędne wobec potrzeb własnych i zapewnia, że wnioski składane przez klientów są uwzględniane. Jak wspomniano powyżej, jeśli użytkownik jest przekonany, że dane są przetwarzane przez ECU niezgodnie z prawem, a ECU nie uwzględnia jego żądania, użytkownik może w dowolnym momencie złożyć skargę do organu nadzorczego.  

Ponadto, cudzoziemcy mieszkający w danym kraju mogą stanąć przed wyzwaniem związanym z różnicami w zakresie zgodności działań z regulacjami dotyczącymi danych osobowych. W takich przypadkach zachęcamy do poinformowania nas o swoich potrzebach, a ECU dołoży wszelkich starań, aby zapewnić satysfakcjonujące rozwiązanie.
 

Z kim z ECU należy kontaktować się w sprawie danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest firma European Conferences United Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Ludwinowskiej 7/16, 30-331 Kraków; wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta Kraków, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 15 listopada 2002 roku pod numerem KRS 0000132734; NIP 6762228354. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat prywatności, danych osobowych, bezpieczeństwa lub wykorzystania danych, prosimy o kontakt z: 

Data Compliance Officer

European Conferences United Sp. z o.o.

ul. Ludwinowska 7/16 (pierwsze piętro)

30-331 Kraków 

lub 

complianceofficer@conferences-united.com 

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i rozwiążemy Twoje wątpliwości. 

Zmiany w Polityce prywatności

Ponieważ firma ECU wciąż rozwija się i rozszerza swoją ofertę na kolejne, coraz bardziej odległe kraje, nasze działania mające na celu zapewnienie zgodności z prawem mogą coraz bardziej zwiększać ochronę zarówno naszych klientów, jak i użytkowników naszych stron www. Jednocześnie, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych stale ewoluują oraz będą zmieniać się w ciągu najbliższych kilku lat w wyniku rozwoju narzędzi i infrastruktury IT.
 

Dlatego prosimy użytkowników i klientów naszych stron www, aby od czasu do czasu odwiedzali stronę z naszą Polityką prywatności oraz upewniali się, że są świadomi wszelkich wprowadzonych w niej zmian. 

Niniejsza Polityka prywatności została zaktualizowana po raz ostatni 1 września 2020 r.