Turning global events into local experiences!

Polityka prywatności

Wstęp do Polityki prywatności

European Conferences United (ECU) wprowadza globalne wydarzenia na lokalne rynki, przez co funkcjonuje na rynku B2B.

Jesteśmy w pełni zaangażowani w ochronę i utrzymanie prywatności każdej osoby, z którą nawiązujemy relacje i współpracujemy. Do grona tych osób należą między innymi:

  • Nasi klienci;
  • Nasi klienci wykazujący uzasadniony interes;
  • Nasi partnerzy biznesowi;
  • Nasi współpracownicy;
  • Nasz zespół.

Przechowujemy dane dotyczące osób z każdej z powyższych grup, traktując je z najwyższą starannością oraz w pełni przestrzegając zarówno lokalnych, jak i międzynarodowych przepisów w zakresie ich ochrony i wykorzystywania, które obowiązują w krajach naszej działalności.

W niniejszej Polityce prywatności szczegółowo wyjaśniamy – w pełni zgodny z przepisami lokalnymi i globalnymi – cel zbierania oraz sposób wykorzystywania danych osobowych przez ECU. Dzięki temu niniejsza Polityka prywatności dokładnie prezentuje, w jaki sposób dbamy o (zajmujemy się i przetwarzamy) wszystkie zgromadzone dane osobowe, a także jak są one wykorzystywane przez naszą firmę lub przez naszych partnerów.

Dane osobowe gromadzone przez ECU obejmują m.in. imię, nazwisko, wszystkie rodzaje danych kontaktowych, w tym adresy e-mail, numery telefonów stacjonarnych i komórkowych, adresy pocztowe, adresy IP, a także wszelkie inne dane osobowe niezbędne w celu zaspokojenia wymagań naszych klientów.

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne, ale brak podania tych informacji uniemożliwia wykonanie usług związanych z wydarzeniami oferowanymi przez ECU.

O European Conferences United (ECU)

Działając w czasach, gdy podejście GLOCAL zastępuje podejście LOCAL, w ECU stawiamy sobie za cel wprowadzenie ważnych globalnych wydarzeń B2B na lokalne rynki. Aby to osiągnąć, dokładnie badamy lokalny rynek (identyfikując potrzeby jego uczestników), sprawdzamy możliwość zaspokojenia tych potrzeb przez wiodące globalne wydarzenia B2B i zachęcamy globalnych graczy do wejścia na rynek lokalny (krajowy).

Globalny gracz może (ale nie musi) koncentrować swoją strategię na zidentyfikowanym rynku lokalnym, a ECU może działać jako jego przedstawiciel i organizować wydarzenie w danym kraju w jego imieniu.

Dzięki wprowadzaniu znanych globalnych wydarzeń na lokalne rynki, ECU wspiera rozwój tych lokalnych rynków przez:

  • zapewnienie lokalnym firmom dostępu do międzynarodowej platformy wspierającej współpracę na najwyższym światowym poziomie;
  • zaangażowanie międzynarodowych firm w działanie platform GLOCAL, dzięki czemu prowadzenie interesów z lokalnymi firmami w międzynarodowym środowisku jest wygodniejsze i skuteczniejsze.

Jakie dane osobowe zbieramy?

Działamy w różnych lokalizacjach, dlatego gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych zależy od charakteru wydarzenia oraz prawa obowiązującego w danym kraju. W tej części Polityki prywatności wyjaśniamy, jakie dane osobowe możemy gromadzić podczas organizowanych przez nas wydarzeń, na naszych stronach internetowych i w czasie kontaktów z nami.

Termin „dane osobowe”, którego używamy w niniejszej Polityce prywatności, odnosi się do różnych rodzajów informacji, które możemy zbierać z różnorodnych źródeł, takich jak:

Informacje przekazywane przez naszych klientów

Podczas rejestracji dotyczącej uczestnictwa w naszych wydarzeniach klienci są proszeni o wypełnienie formularzy rejestracyjnych, które obejmują dane niezbędne do zapewnienia im najlepszej usługi:

  • Dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, adres pocztowy i numer telefonu;
  • Służbowe dane kontaktowe, takie jak stanowisko, rola w zespole, dział w firmie, specjalizacja zawodowa, zainteresowania zawodowe oraz inne informacje o firmie;
  • Indywidualne potrzeby, które muszą zostać spełnione podczas wydarzenia (przekazywane w formie komentarzy);
  • Materiały marketingowe sponsorów przeznaczone do rozpowszechniania na stronach internetowych i podczas wydarzeń;
  • Informacje związane z płatnościami, w tym numery rachunków bankowych i dane kart kredytowych, które są podawane w celu dokonania zakupu uczestnictwa;
  • Zainteresowania i preferencje dotyczące komunikacji, w tym zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej;
  • Opinie naszych klientów dotyczące poszczególnych wydarzeń.

Informacje zbierane podczas wizyt na stronach internetowych

Po wejściu na nasze adresy URL lub podczas przeglądania naszych stron internetowych użytkownik zgadza się na możliwość wykorzystywania przez nas plików cookies i/lub innych narzędzi informatycznych umożliwiających poznanie danych demograficznych użytkownika, jego lokalizacji, zainteresowań i informacji o jego urządzeniach, przeglądarce i systemie operacyjnym, między innymi:

  • Informacje o adresie IP i informacje dotyczące korzystania z witryny w celu zwiększenia wygody użytkowania jej przez osoby ją odwiedzające;
  • Informacje o ścieżce odwiedzin w ramach witryny (tj. wizyty) zbierane za pośrednictwem danych na temat kliknięć adresów URL;
  • Produkty przeglądane i wyszukiwane;
  • Dane osobowe, w tym adres e-mail, w przypadku wypełnienia i wysłania formularzy subskrypcyjnych związanych z wydarzeniem;
  • Czas spędzony na naszej witrynie lub na określonym adresie URL.

Wszystkie informacje zebrane podczas odwiedzin strony są dostępne wyłącznie dla upoważnionego pracownika lub współpracownika ECU.

Informacje zebrane przez strony trzecie

Pracując jednocześnie w wielu lokalizacjach oraz z wieloma organizatorami wydarzeń, możemy zbierać różne informacje bezwiednie:

  • Szczególne informacje wrażliwe wymieniane w ramach zobowiązań umownych zarówno z naszymi partnerami, jak i klientami;
  • Informacje rynkowe dostarczane nam przez naszych partnerów, a umożliwiające zrozumienie tematu uzasadnionych interesów;
  • Informacje o globalnych wydarzeniach docierające do nas podczas organizacji imprez międzynarodowych;
  • Inne informacje dotyczące stron trzecich, a przekazane nam przez naszych klientów jako dane na temat ich holdingów /firm powiązanych w kontekście rejestracji / udziału w naszych wydarzeniach.

W jaki sposób wykorzystujemy zebrane dane osobowe

Wszystkie dane osobowe zebrane w trakcie opisanych powyżej procesów są zabezpieczone z najwyższą starannością (w celu zapewnienia prywatności) i przetwarzane zgodnie z prawem.

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem obowiązującym w Europie

Zgodnie z europejskimi przepisami o ochronie danych osobowych, prawne podstawy wykorzystania zgromadzonych danych osobowych to:

  • Podpisanie umowy w celu nawiązania współpracy;
  • Nasz uzasadniony interes, pod warunkiem, że Twoje prawa nie zastępują tych interesów;
  • Wyrażenie zgody przez zainteresowaną osobę na wykorzystanie jej danych;
  • Nasza odpowiedź na docierające do nas działania, które mają na celu poszukiwanie oferty komercyjnej.

Analiza stron internetowych

Strony internetowe ECU korzystają przede wszystkim z Google Analytics, narzędzia firmy Google Inc., które wykorzystuje pliki cookies do analizy stron internetowych. Informacje zapisane w tych plikach cookies są przekazywane firmie Google i przez nią przechowywane. Google wykorzystuje te dane do analizy korzystania ze strony internetowej, prezentowania danych właścicielowi i administratorowi strony internetowej, a także do świadczenia innych usług związanych z ruchem na stronie i korzystaniem z Internetu. Google może przekazać te informacje stronom trzecim, jeśli jest to wymagane przez prawo lub jeśli strony trzecie przetwarzają te informacje w imieniu Google. Google nie łączy adresu IP użytkownika z innymi danymi przechowywanymi przez Google. Polityka prywatności firmy Google jest dostępna na stronie: https://policies.google.com/privacy.

Wszystkie informacje zebrane podczas korzystania z naszych stron internetowych są wykorzystywane w celu usprawnienia kontaktów z nami, co jest częścią naszych działań związanych z naszymi uzasadnionymi interesami jako organizacji komercyjnej, czyli m.in.:

  • Sugerowanie odpowiednich produktów na podstawie preferencji behawioralnych użytkownika;
  • Natychmiastowa reakcja na zapytania / opinie pozostawione na naszej stronie w sekcjach związanych z kontaktem.

Każdy odwiedzający strony internetowe może zrezygnować z Google Analytics za pomocą narzędzia dostępnego pod adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Subskrypcje e-mail

Po zapisaniu się na nasze elektroniczne listy subskrypcyjne (w celu otrzymywania e-maili), ich subskrybenci otrzymują wyłącznie e-maile związane z daną usługą / produktem. W czasie procesu subskrypcji zbieramy:

  • Dane kontaktowe takie jak adres e-mail, imię, nazwisko, nazwa firmy;
  • Różne informacje statystyczne, w tym wskaźnik otwarć, współczynnik klikalności i inne dane / narzędzia, dzięki którym możemy oferować lepsze usługi.

Zgoda na otrzymywanie zamówionych subskrypcji drogą e-mailową jest zbierana przez nas za pośrednictwem powiadomień e-mail i formularzy rejestracyjnych. Każdy subskrybent może bez żadnych ograniczeń zrezygnować z otrzymywania od nas wysyłek e-mailowych w dowolnym momencie, korzystając z przycisku rezygnacji z subskrypcji.

Obecnie ECU wykorzystuje system do e-mail marketingu MailChimp. Dane są przekazywane państwom trzecim z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Szczegółowe informacje są zawarte w polityce prywatności dostawcy na stronie: https://mailchimp.com/legal/privacy.

Akceptowanie formularzy subskrypcji dotyczących komunikacji e-mail zapewnia ECU zgodę użytkownika na przetwarzanie danych zgodnie z uzasadnionym interesem.

Bezpieczeństwo danych

Działając w środowisku globalnym, jedynie współpracujemy lub wdrażamy rozwiązania IT, które są w pełni zgodne z międzynarodowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych; w ten sposób:

  • Nasze dane elektroniczne są bezpieczne dzięki odpowiedniej infrastrukturze IT;
  • Wszystkie przetwarzane dane są chronione hasłem, co zapewnia ich wykorzystanie wyłącznie przez uprawnione osoby;
  • Wszystkie obowiązkowe certyfikaty dotyczące zgodności IT z przepisami prawa są wdrożone;
  • Wyznaczamy wysokie standardy w zakresie bezpieczeństwa danych wspólnie z naszymi partnerami IT.

Współpracujemy z wieloma dostawcami usług IT, ale ani nie zajmujemy się, ani nie zarządzamy ich bezpieczeństwem IT. Pracujemy z tymi dostawcami na podstawie umów potwierdzających ich zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa cybernetycznego.

Pliki cookies

Od czasu do czasu używamy plików cookies, aby usprawnić naszą komunikację z klientami, zgodnie z uzasadnionym interesem. Pliki cookies nie zawierają żadnych danych osobowych, ale używanie narzędzi typu AI (tj. sztuczna inteligencja) może wpływać na zachowania klientów.

Użytkownicy stron internetowych mogą usuwać / blokować korzystanie z plików cookies w ustawieniach ich przeglądarek internetowych (zgodnie z dokumentacją danej przeglądarki i jej konkretnej wersji). Może to jednak prowadzić do nieprawidłowego działania stron internetowych (a w skrajnych przypadkach niektóre strony www mogą zupełnie nie działać).

Użytkownicy mogą zrezygnować z plików cookies firmy Google na stronie: www.google.pl/ads/preferences, a z plików cookies innych podmiotów na stronie: www.networkadvertising.org/choices.

Współorganizatorzy

W związku z tym, że celem ECU jest wprowadzanie międzynarodowych wydarzeń na lokalne rynki, w większości przypadków działamy jako współorganizator wydarzenia. Nasz udział w takim przedsięwzięciu opiera się na szczegółowych, zgodnych z prawem umowach, które muszą być ściśle przestrzegane zarówno przez ECU, jak i przez międzynarodowego właściciela marki wydarzenia.

Przekazywanie danych osobowych naszych klientów może, ale nie musi, być częścią takiej umowy z właścicielem marki i może różnić się w ramach każdego partnerstwa / kraju / wydarzenia.

ECU przekazuje dane osobowe swoich klientów partnerowi zgodnie z uzasadnionym interesem.

Po przekazaniu danych do współorganizatora wydarzenia, ECU nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie tych danych przez współorganizatora. Aby dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania danych przez współorganizatora, zachęcamy naszych klientów do zapoznania się z polityką prywatności współorganizatora.

Sponsorzy i partnerzy

Każde wydarzenie organizowane przez ECU ma sponsorów, którzy – w prowadzeniu interesów z uczestnikami naszych wydarzeń – mają cel komercyjny. W ECU wspieramy to przez ułatwianie tego rodzaju spotkań po to, aby zapewnić transfer wiedzy uwzględniający zidentyfikowane potrzeby i różne możliwości ich zaspokojenia.

ECU oferuje produkty specjalnie dostosowane do tego celu, takie jak speed networking, match making, spotkania jeden-do-jednego i jeden-do-wielu.

Każdy z tych produktów jest dostosowany do formatu wydarzenia i / lub potrzeb partnera.

Ochrona danych i prywatność naszych klientów jest niezwykle ważna, więc wykorzystujemy jedno lub obydwa poniższe podejścia:

  • Uzyskujemy pozwolenie na udostępnianie określonych danych osobowych naszemu partnerowi;
  • Uważamy, że istnieje uzasadniony interes w spotkaniach podczas naszych wydarzeń.

Prywatność naszych klientów jest dla nas najważniejsza i pod żadnym pozorem nie decydujemy się w tym zakresie na kompromis.

Strony internetowe ECU i wydarzeń organizowanych lub współorganizowanych przez ECU mają część poświęconą partnerom, na której partnerzy mogą publikować treści i / lub reklamować swoje produkty. Te strony internetowe mogą również zawierać linki do stron www naszych partnerów.

ECU nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje decyzji podjętych na podstawie zawartości stron internetowych, a także za działania innych osób, instytucji, podmiotów i stron internetowych, do których prowadzą linki publikowane na tych stronach www.

Jak długo są przechowywane dane osobowe?

Wszelkie dane osobowe są przechowywane przez nas:

  • Zgodnie z ustaleniami z klientem; lub
  • Tak długo, jak wg naszej oceny mamy w tym uzasadniony interes; lub
  • Dopóki obowiązujące prawo pozwala nam na przechowywanie danych.

Dane osobowe – pod koniec wyznaczonego okresu przechowywania – są niszczone lub bezpiecznie usuwane.

Jednak klient może zawsze zażądać usunięcia swoich danych w związku z przysługującymi mu prawami lub poczuciem, że jego dane i /lub prywatność są zagrożone.

W każdej kampanii marketingowej zapewniamy opcję rezygnacji z otrzymywania komunikacji (wypis z listy subskrypcyjnej), co umożliwia rezygnację z komunikacji od ECU.

Klient / subskrybent może również wysłać do nas wiadomość / notatkę przez nasze strony kontaktowe dotyczącą wykorzystania jego danych osobowych, a my w pełni zastosujemy się do otrzymanych zgłoszeń, ponieważ wierzymy w filozofię „Twoje dane = Twoje prawo”.

Czy ECU działa zgodnie ze wszystkimi globalnymi przepisami dot. ochrony danych osobowych?

Firma ECU – działając jako międzynarodowy gracz – jest świadoma przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, które obowiązują na świecie. Jednak zapewnienie zgodności z prawem wymaga stosowania się do prawa krajowego lub regionalnego oraz opcjonalnie / dodatkowo do przepisów dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących współorganizatora.

Na przykład, jeśli firma ECU współpracowałaby z amerykańską firmą, która organizowałaby wydarzenie w Niemczech, to ECU stosowałaby prawo o ochronie danych obowiązujące w Niemczech (UE), ale mogłaby również przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych w Stanach Zjednoczonych (USA). Druga część zależałaby od uzgodnień między ECU a jej partnerem.

Ponieważ ECU działa głównie w Europie, w pełni przestrzega unijnych przepisów o ochronie danych osobowych, zapewniając poszczególnym osobom szereg praw. W ramach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR / RODO) każda osoba ma szereg praw (a firma ECU przestrzega tych praw):

  • Prawo do potwierdzania, czy posiadamy Twoje dane osobowe, a jeśli je mamy, to również prawo do uzyskania kopii Twoich danych osobowych przez nas posiadanych – jest to prawo dostępu do danych;
  • Prawo do poprawiania niedokładnych lub niepoprawnych danych;
  • Prawo do usunięcia danych – nie dotyczy to jednak sytuacji, w których konieczne jest dalsze wykorzystywanie danych z powodów zgodnych z prawem;
  • Prawo do żądania zawężenia lub ograniczenia danych osobowych, np. do zaprzestania używania tych danych (co jednak oznacza, że dane możemy nadal przechowywać);
  • Prawo do uzyskania danych osobowych, które zostały nam przekazane na podstawie wyrażenia zgody lub wykonania umowy, a jeśli jest to technicznie wykonalne, to również prawo do przesłania tych danych w zwykłym formacie elektronicznym – do Ciebie lub bezpośrednio do innej firmy;
  • Prawo do sprzeciwu wobec korzystania z Twoich danych osobowych. W szczególności jest to prawo sprzeciwu wobec wykorzystywania przez nas Twoich danych do celów marketingowych oraz w związku z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, w którym mogą wystąpić skutki prawne lub inne podobnie istotne skutki.

Oprócz stosowania się do regulacji prawnych dotyczących danych osobowych, ECU dba o klientów również dlatego, że zależy nam na naszych relacjach. Dlatego dokładamy starań, by zapewnić klientów, że ich prośby będą przez nas uwzględniane. Jeśli użytkownik uzna, że jego dane są przetwarzane przez ECU niezgodnie z prawem, a jego żądanie nie zostało uwzględnione przez ECU, użytkownik może w dowolnym momencie złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego.

Cudzoziemcy mieszkający w danym kraju mogą stanąć przed wyzwaniem związanym z różnicami w zakresie zgodności działań z regulacjami dotyczącymi danych osobowych. W takich przypadkach zachęcamy do poinformowania nas o swoich potrzebach, a my dołożymy wszelkich starań, aby zapewnić satysfakcjonujące rozwiązanie.

Z kim z ECU należy kontaktować się w sprawie danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest firma European Conferences United Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Ludwinowska 7/16, 30-331 Kraków; wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta Kraków, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 15 listopada 2002 roku pod numerem KRS 0000132734; NIP 6762228354.

Aby uzyskać więcej informacji na temat prywatności, danych osobowych, bezpieczeństwa lub wykorzystania danych, prosimy o kontakt z:

Data Compliance Officer
European Conferences United Sp. z o.o.
ul. Ludwinowska 7/16 (pierwsze piętro)
30-331 Kraków

lub

complianceofficer@conferences-united.eu

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i rozwiążemy Twoje wątpliwości.

Zmiany w Polityce prywatności

Ponieważ firma ECU wciąż rozwija się i rozszerza swoją ofertę na kolejne kraje, nasze działania mające na celu zapewnienie zgodności z prawem mogą coraz bardziej zwiększać ochronę zarówno naszych klientów, jak i użytkowników naszych stron www. Dodatkowo, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych wciąż ewoluują oraz będą nadal zmieniać się w wyniku rozwoju narzędzi i infrastruktury IT.

Dlatego prosimy naszych klientów i użytkowników naszych stron www, aby od czasu do czasu odwiedzali stronę z naszą Polityką prywatności oraz upewniali się, że są świadomi wprowadzonych w niej zmian.

Niniejsza Polityka prywatności została zaktualizowana po raz ostatni 1 września 2018 r.

European Conferences United Sp. z o.o.
ul. Ludwinowska 7/16, 30-331 Kraków
info@conferences-united.eu

European Conferences United Sp. z o.o. jest częścią Blue Business Circle, wspólnie z Blue Business Media Sp. z o.o.

European Conferences United Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Ludwinowska 7/16, 30-331 Kraków; wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta Kraków, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 15 listopada 2002 roku pod numerem KRS 0000132734; NIP 6762228354; kapitał zakładowy 50.000,00 PLN.

© Copyright by European Conferences United Sp. z o.o. 2018